Alla fine del rapporto l’e-mail del dipendente deve essere disattivata
11 Aprile 2023
Il Sole 24 Ore lunedì 27 marzo 2023 di Daniele Colombo
Le indicazioni del Garante sui limiti all’accesso a caselle di posta elettronica
L’indirizzo di posta elettronica del lavoratore deve essere cancellato una volta cessato il rapporto di lavoro. Il datore di lavoro, infatti, non può apprendere il contenuto delle e-mail del dipendente adducendo come legittimo interesse la necessità di non interrompere improvvisamente il rapporto con i clienti (o i fornitori), o per difendere in giudizio un proprio diritto. Il Garante della privacy ha ribadito questo principio nell’ordinanza dell’11 gennaio 2023 pubblicata sulla newsletter 501 del 15 marzo (si veda anche Ntpluslavoro del 16 marzo 2023). L’Autorità si è pronunciata in seguito al reclamo presentato dalla collaboratrice di una società alla quale era stato attivato un indirizzo di posta elettronica per partecipare a una fiera. Con l’interruzione del rapporto di collaborazione, nonostante le plurime richieste di cancellazione, la società non aveva provveduto, anzi aveva consultato il contenuto delle e-mail, inoltrandole al direttore commerciale. La società aveva giustificato la propria condotta con la necessità di mantenere i contatti con i clienti, oltre che per difendere un diritto in giudizio. All’esito dell’istruttoria, la società veniva condannata, perchè la condotta tenuta risultava in contrasto con quanto stabilito dall’articolo 13 del Gdpr, in base al quale il titolare del trattamento deve fornire preventivamente all’interessato tutte le informazioni relative alle caratteristiche essenziali del trattamento che, in questo caso, non erano state fatte pervenire alla collaboratrice. Né l’esigenza di non interrompere i rapporti con i clienti, né l’interesse di difendere un diritto in giudizio, quindi, sono elementi tali da configurare un idoneo criterio di legittimazione del trattamento. La dichiarata esigenza di non interrompere ex abrupto i contatti con i clienti si realizza attraverso l’attivazione di un sistema di risposta automatico con il quale vengono forniti indirizzi alternativi, attraverso i quali contattare il titolare.
